課長の時間術

一.課長の時間術
重要度が高い2割の仕事を見極め、メンバーを集中する。
集中すべき2割の仕事とは重要だが緊急性が高くない＝中長期的な目標である。
中長期的な目標を考えるのが課長の仕事。
自分にしかできない、未来を作るために、時間をかけて、考える仕事をする。
中長期的な目標のために、集中できる時間を確保する。

すぐやれば、すぐすむ。
書類は読んだ時に処理して、着手しないのなら読まない。
メールは読んだ時に返信する。

TO DOリストは緊急性と重要度の4象限に分けて優先順位を決める。

仕事の優先順位は、時間軸と空間軸で考える。
その仕事を「1日放置したらどうなるか」、「3日なら」を考える。＝時間軸
その仕事が「どんな人たちにどれくらい影響を与えるか」を考える。＝空間軸

新しくやることを決めたら、やめることも決める。

スケジュールは15分単位で組む。基本時間を45分に設定する。

企画書は45分でA4 1枚にまとめる。

部下よりも1時間早く出社する→部下の朝の挨拶を見て部下の様子を観察。

部下から一目置かれる存在になれば、部下のマネジメントの問題の大半は解決する。
課長は部下がホウレンソウするために存在する。

自分がやった方が早い仕事は、部下でもできる仕事＝あまり重要ではない
→部下に仕事を振って我慢して見守る

二.部下に結果を出させる時間術
課長の役割は、
「部下が主体的に仕事ができて最も効率的に結果をだせるような環境を作ること」
重要度が高い2割の仕事に部下が集中できるように、具体的に指示する。
部下と一緒に
1.部下の仕事内容とかかる時間を把握する。
2.仕事ごとの重要度の設定をする。
3.スケジューリングをする。

納期だけでなく着手日も設定する。
時間の量ではなく仕事の質を評価する。
上司の自分こそが時間の量を減らし仕事の質を見せつける。

部下の仕事の進捗状況を可視化する。
仕事の進捗状況の共有化ができ、日報がいらなくなる。
「することリスト」よりも「したことリスト」が重要。

時間厳守の積み重ねで信頼を得る。
ランチや移動時間を部下との面談の時間にする。

性質の違う仕事を組み合わせて効率を上げる。
論理的思考で疲れたら、感覚的なアイディア出しの仕事をする。

朝と帰りのあいさつで部下の表情を読み取り状態を知る。

年収を時給換算させて1時間当たりの価値を理解させる。
時給の3倍稼ぐ。

仕事に一生懸命な部下ほどやらなくてもよい仕事を作り出す。
→人数が限られればやるべきことがはっきりする。

部下へのアドバイスは、肝心なことだけをシンプルに伝える。

部下の評価は事実をもとに行う。

三.上司に振り回されない時間術
部下からみた上司の機能
1.キャリアコーチ＝「こうなりたい!」を実現するための相談相手
2.仕事の成果や部下の能力の評価者
3.トラブルの処理役
4.GOサインを出してくれる承認者
5.ノウハウやスキル伝授のための師匠
6.できない仕事を代わりにやってくれるパートナー
7.仕事上必要な人脈の紹介者

「つねに上司の先回りをする」
上司の考えや判断を先回りして予測して準備する。
上司のスケジュールを把握して急な指示や要求に対応できるように準備する。

上司のスケジュールを把握することで、一つ上の上司の立場で仕事を見ることができ、考える訓練になる。
「エレベータートーク」
エレベーターに乗っている程度の短い時間で、
言いたいことを簡潔に伝え、かつ、相手の心を動かすコミュニケーションスキル。

上司は忙しいので、話す内容をシンプルにする。
(部下からの話が長いと困ることを考えたら自明)
相手との会話の持ち時間を常に意識する。

重要な会議に上司とともに同席する意味とは、
具体的な現場の状況
判断の根拠となるデータ(数字)の提示

定期的にこまめに上司に報告することで、上司は安心信頼して仕事を任せられる。
相談して上司の判断を仰ぐ際も、「自分はこう思う」という自分の見解を決めておく。
上司の判断も早くなり、自分の判断の訓練にもなる。

成果への期待値調整を上司と事前に行う。
仕事(成果)のクオリティーと作業時間を相互確認しておく。
最終的には、
期待値を少しだけ良い方に裏切った成果を出す。

さらにひとつ上の上司と人間関係を築く
大きな案件を通したい場合には、ひとつ上の上司だけでなく、ふたつ上の上司にも根回ししておく必要がある。
根回しとは段取りのこと。
案件の内容を説明すると思えば良い。
ふたつうえの上司と話をしたことで、ひとつ上の上司を飛び越えて話が決まる
のは、調子が悪い。段取り不足。

悪いことほど、即報告。
悪い報告の内容は、トラブルやアクシデント。
初期対応のスピードが非常に大事。
→悪い報告は、なるべく早く行う。

部下が、悪い報告をしたときに、即座に怒鳴りつけない。
悪い報告を素早くしたことについては、良い評価をする。

部下と上司の飲み会を設定して自然な形で部下をプレゼンする。
部下の評価・昇進は、自分への評価につながる。

四.会議
会議の目的は2つ。
1.情報共有のための会議
2.問題解決(意思決定や意見調整)のための会議

種類別対策
1.情報共有のための会議
「情報を伝える」会議…メールで代替。メンバーの反応が見たい時には短く会議を開く。
「情報を集める」会議…メールで代替。メンバー間で競争意識を働かせたい時は、短く会議を開く。
2.問題解決(意思決定や意見調整)のための会議
「決める」会議…事前に判断材料となる情報を出席者に配布して、事前に検討しておいてもらう
「アイディアを広げる」会議…ブレスト。ブレストのルールを確認してからスタートする。
「モチベーションを上げる」会議…組織の方針を確認してメンバーに一体感や帰属意識を持ってもらう。
→出席者の当事者意識を高めるために発言の機会を設ける(ex.個人ごとのスローガンを発表してもらう)。

会議は1時間以内。
会議の責任者を決める。
・検討課題の作成配布
・当日の議事進行
・議事録の作成

出席者を厳選して、出席者には発言の義務を課す。
会議で発言しないものには会議に出る資格がない。
会議に出る以上は、当事者として考えなんらかの意見を持つことが求められる。
意見を出し合う会議では、10人以上になると有効な会議とはならない。

身内の会議に立派な資料はいらない。
シンプルな資料の方が意見が出やすい。

ブレストは飲み会にしてしまう。
4原則
1.結論判断をしない
2.斬新な意見を歓迎する
3.アイディアの質より量
4.アイディアを結合し発展させる

五.未来の自分を大きく変える時間術

自分の残り時間を把握する。
平均寿命が80歳。定年は60歳。
アナログ時計の分数を自分の年齢として考える。
60分が定年で残り20分。

「自分の目標を確認→優先順位を決定→注力することを決める」
を自分の人生に当てはめる。

目標の設定
今後やりたいことを考える。
「何の制限もなく、何をやってもいいという状況に置かれたときに、
本当に自分が一番やりたいことは何か？」
を考える。

別の方法として、
「自分の死亡記事を書く」
自分が死んだときにどんな人生を送っていたかったかを想像することで、
本当にやりたいことを深層心理の中から抽出する。

24時間の時間の振り分けを考える。
10時間＝会社
2時間＝移動
8時間＝睡眠
1時間＝健康
1時間＝趣味
残りの2時間を新規開発に充てる。
毎日続けることが人生を大きく変える。
「小さいことを重ねることが、とんでもない所に行くただ1つの道」(イチロー)

何かを始めるためには何かをやめる必要がある。

すぐに成果が出ずに割に合わなくてもインプット型の仕事なら引き受ける。
新しい知識や経験やスキルを手に入れることができる仕事なら引き受ける。

つねに一つ上の視点で考えそれにふさわしい行動をする。
視点を上げて、物事を見て考え判断し行動する。

～「課長の時間術」